Assistant/e de direction 80-100%

Alec Allan & Associés

Pour le compte d’un de nos clients, un family office sur la rive droite, nous recherchons un/e :Rattaché/e à la Direction, vous occupez une fonction centrale au sein d’un environnement exigeant et confidentiel.Vos responsabilitésAssurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externesGérer le courrier entrant et sortant, ainsi que la correspondance électroniqueGérer les agendas, planifier et organiser les réunions, coordonner les déplacements et assurer le suivi des prioritésRédiger, mettre en forme et classer des documents administratifs, juridiques et opérationnels (correspondances, rapports, comptes rendus, présentations)Assurer le suivi, la mise à jour et l’archivage des dossiers administratifs, patrimoniaux et immobiliers (physiques et numériques)Apporter un soutien administratif direct aux activités immobilières : suivi de dossiers, documentation liée aux biens, coordination avec les partenaires concernésPréparer des documents destinés aux partenaires externes (prestataires, conseillers, régies, fournisseurs) et assurer le lien opérationnel avec ceux-ciAssurer le suivi administratif de la facturation, des paiements et des opérations courantesContribuer à la structuration, à l’optimisation et à la formalisation des processus internesApporter un soutien transversal à la Direction sur des sujets organisationnels, logistiques et, ponctuellement, RHVotre profilExpérience confirmée dans une fonction d’assistanat de direction ou d’assistanat administratif senior (family office, régie immobilière ou environnement patrimonial)Expérience dans un environnement juridique, un plusExcellente maîtrise du français écrit et anglais courant à bilingueTrès bonne maîtrise des outils bureautiquesSolide sens de l’organisation, rigueur et capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèleGrande discrétion, fiabilité et respect strict de la confidentialitéAutonomie, réactivité, sens des responsabilités et esprit d’initiativeAisance relationnelle et posture professionnelle avec des interlocuteurs variés1205 Genève