Mission étudiante - Office Manager à 40%

SpeciTec SA

Rejoignez une entreprise internationale comme Office Manager à 40%. Opportunité d'évoluer dans un environnement dynamique et de bénéficier d'une mission renouvelable.TâchesGérer l'accueil des visiteurs et assurer la sécurité du bureau.Coordonner les envois de produits et organiser des événements internes.Suivre les relations avec les fournisseurs et le matériel de bureau.CompétencesExpérience d'un an en Office Management, études en cours.Excellentes compétences organisationnelles et communicationnelles.Maîtrise des outils MS Office et connaissance de SAP.Job descriptionPour le compte de notre client, un acteur majeur à l’international dans l’industrie des produits de maison et de rangement, nous recherchons un Office Manager temporaire à 40%, présent les lundis et jeudis à 100%. La personne sera responsable de la gestion administrative et opérationnelle du bureau, de la coordination des envois bi-hebdomadaires des produits Fine Writing, de l’accueil des visiteurs, de l’organisation des réunions et événements locaux, ainsi que du suivi des fournisseurs et prestataires. Mission de 3 mois renouvelable, démarrage immédiat pour assurer la passation avec l’Office Manager actuel.Missions principalesAccueillir et orienter les visiteurs, assurer la sécurité du bureau.Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que les envois spéciaux.Réceptionner les appels téléphoniques et les rediriger vers les collaborateurs appropriés.Fournir un support administratif général, préparer la correspondance et les documents nécessaires.Coordonner les réunions, organiser les services traiteur et participer à l’organisation ponctuelle d’événements internes.Assurer la gestion des relations avec les fournisseurs et la facturation liée à l’office management.Suivre l’espace de travail, le matériel et les fournitures pour garantir un environnement optimal pour les collaborateurs et visiteurs.Servir de point de contact principal pour le support IT local, la gestion des réseaux, de la téléphonie mobile et des équipements de bureau.Participer au processus d’onboarding et d’offboarding des collaborateurs en coordination avec les équipes RH et IT.Job requirementsExpérience de minimum 1 an en Office Management en parallèle des études.Personne proactive, loyale, fiable et discrète, avec un fort sens du service.Capacité à gérer plusieurs priorités et à travailler de manière autonome.Très bonnes compétences organisationnelles et communicationnelles.Français et anglais courants.Maîtrise des outils MS Office, et idéalement connaissance de SAP.Capacité à interagir avec tous les niveaux de l’organisation, de la direction aux collaborateurs.Sens de l’initiative, esprit d’équipe et flexibilité.Disponibilité pour démarrer au plus vite.-1214 Vernier