Assistant(e) Commercial & Recouvrement

OTIS SA

Mission principaleL’Assistant(e) Commercial & Recouvrement contribue activement à la performance administrative, commerciale et financière de l’OT.Il/Elle est responsable du recouvrement des créances, du suivi et de la satisfaction clients, ainsi que de la conformité des dossiers de booking (maintenance et travaux). Il/Elle assure également la coordination avec la Direction Financière du siège.De manière exceptionnelle, l’Assistant(e) Commercial & Recouvrement peut être amené(e) à assurer la prise d’appels du standard ainsi que la saisie des heures des techniciens en cas d’absence de collègues.Responsabilités principalesRecouvrementSuivi des comptes clients et identification des impayésRelances (téléphone, email, courrier)Mise en place et suivi de plans de paiementCollaboration avec la Direction Financière du siège pour les dossiers sensiblesPréparation des dossiers pour procédures contentieusesReporting régulier : balance âgée, litiges, indicateurs DSOSatisfaction Clients & Gestion des RéclamationsSuivi et analyse des retours clients.Rédaction des réponses aux réclamationsCoordination avec les équipes internes pour investigationContribution à l’amélioration continue de l’expérience clientDocumentation dans les outils dédiésConformité des Dossiers de Booking (Maintenance & Travaux)Vérification de la complétude et de la conformité documentaireContrôle des informations pour la facturationGarantie de l’exhaustivité et conformité des dossiers dans les délaisInteraction avec les équipes opérationnellesMaintien de la qualité documentaireRelations avec la Direction Financière SiègeTransmission fiable des données financièresContribution aux clôtures et analysesSuivi des écarts ou anomaliesCommunication des éléments liés au recouvrement, litiges et risquesSupport Opérationnel (occasionnel / back-up)Gestion ponctuelle du standard téléphoniqueSaisie exceptionnelle des heures des techniciensCompétences requisesCompétences techniquesConnaissance des processus de recouvrementMaîtrise d’Excel, Word, OutlookMaîtrise d’un ERP / CRMBaan et JDEAisance rédactionnelleRigueur documentaire et sens du contrôleCompétences comportementalesSens du service client.Diplomatie, assertivité, résistance aux situations difficilesOrganisation, autonomie, fiabilitéEsprit d’équipe et communication transversaleGestion du stress et des prioritésIndicateurs de Performance (KPIs)Taux de recouvrementDélai de traitement des réclamationsTaux de conformité des dossiers de bookingQualité du reportingSatisfaction clients internes et externesChemin de Mouille Galand1201 Genève