Assistant Administratif (IT-RM-AS-2025-278-LD)

CERN European Organization for Nuclear Research

CERN, l'Organisation Européenne pour la Recherche Nucléaire, explore l'univers. Rejoignez un environnement dynamique avec des avantages attractifs.TâchesGérer efficacement les tâches administratives au quotidien.Collaborer sur des projets de rénovation de bureau avec l'équipe.Utiliser des outils numériques pour améliorer les processus administratifs.CompétencesCertificat technique ou formation secondaire dans l'administration.Compétences dans les logiciels de bureau modernes et numériques.Capacité à travailler dans un environnement international et multiculturel.Description de l'entrepriseAuCERN, l'Organisation européenne pour la recherche nucléaire, des physiciens et des ingénieurs explorent la structure fondamentale de l'univers. En utilisant les instruments scientifiques les plus grands et les plus complexes au monde, ils étudient les constituants de base de la matière - des particules fondamentales qui sont mises en collision à une vitesse proche de celle de la lumière. Ce processus donne aux physiciens des indices sur la façon dont les particules interagissent et fournit des aperçus des lois fondamentales de la nature.Description du posteIntroduction :Êtes-vous un assistant administratif organisé, proactif et flexible, avec un esprit coopératif et de bonnes compétences en logiciels ? Êtes-vous intéressé à collaborer sur une gamme de sujets administratifs au niveau du Département et à assister les collègues dans un Département informatique dynamique ?En tant qu'assistant administratif dans l'équipe du secrétariat informatique, vous rejoindrez une équipe d'assistants et participerez à la gestion quotidienne du bureau du secrétariat avec un accent particulier sur les services d'information, de communication et d'organisation. Vous assisterez également le gestionnaire des espaces dans la supervision du projet de rénovation des bureaux.Fonctions :Utiliser efficacement les outils numériques et explorer des moyens de simplifier, automatiser ou améliorer les tâches administratives (y compris par le biais d'outils assistés par IA, le cas échéant).Gérer les demandes quotidiennes de personnel et d'administration (arrivée, départ, missions, arrangements de voyage, demandes de remboursement et remboursements) en utilisant les outils et systèmes du CERN.Soutenir l'application des règles et procédures administratives et du personnel du CERN et apprendre à naviguer dans le cadre réglementaire du CERN avec l'aide de l'équipe.Agir en tant que premier point de contact pour les questions administratives courantes, en sachant quand et comment escalader les cas plus complexes.Prendre en charge de petites tâches de coordination ou mini-projets (par exemple, déménagements ou activités de rénovation de bureaux), avec le soutien de l'équipe.Collaborer avec les services internes et les collègues du CERN pour soutenir des processus administratifs fluides.Contribuer aux activités d'intégration et d'accueil informatique, y compris la préparation de matériel et l'aide à la présentation pour les nouveaux arrivants.Maintenir et mettre à jour les informations numériques (fichiers partagés, pages web, tableaux et enregistrements), en veillant à ce que les informations soient exactes et faciles d'accès.QualificationsCertificat technique ou éducation secondaire générale ou expérience pertinente équivalente dans le domaine de l'administration ou un domaine connexe.Expérience :Profil en début de carrière dans un rôle administratif.Intérêt pour les processus administratifs et du personnel, avec la capacité et la volonté d'apprendre et d'appliquer les règles et procédures avec accompagnement.À l'aise avec les outils numériques et les logiciels de bureau modernes (par exemple Microsoft 365), et curieux d'explorer de nouveaux outils et modes de travail.Intérêt pour l'utilisation de la technologie, y compris les outils assistés par IA, pour améliorer l'efficacité et simplifier les tâches quotidiennes.Organisé, proactif et capable de travailler de manière autonome sur des activités bien définies, tout en sachant quand demander du soutien.À l'aise de travailler dans un environnement international et multiculturel.La connaissance des bases de données du personnel et des outils administratifs associés serait un avantage.Une première expérience dans la coordination de petites activités opérationnelles ou projets logistiques (par exemple déménagements, rénovations) serait un avantage.Compétences techniques :Connaissance des règles et procédures administratives.Service à la clientèle.Utilisation des logiciels de bureau.Organisation, planification et contrôle.Compétences comportementales :Atteindre des résultats : avoir une approche structurée et organisée du travail ; être capable de définir des priorités et de planifier les tâches en gardant les résultats à l'esprit.Établir des relations : faire preuve de courtoisie et de considération dans les relations avec les autres.Travailler en équipe : contribuer à promouvoir une atmosphère positive dans l'é...