Office Manager and Executive Assistant (m/w/d) 100%
📋 Détails de l'offre
Einleitung
Entrydell SA ist ein dynamisches und wachsendes Unternehmen mit Sitz in der Schweiz. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine/n engagierte/n und organisierte/n
Office Manager und Executive Assistant (m/w/d)
in Vollzeit (100%). Wenn Sie eine vielseitige Rolle in einem professionellen Umfeld suchen, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen!
Ihre Aufgaben
Office Management & Administration
Verantwortung für den reibungslosen Betrieb und die Organisation des BürosErste Ansprechperson für interne und externe administrative AnliegenVerwaltung der Büroinfrastruktur, Koordination von Wartungen, Reparaturen sowie externen Dienstleistern und LieferantenSicherstellung der Verfügbarkeit von Büromaterialien, Inventarverwaltung und BeschaffungsmanagementOrganisation der Post, Kurierdienste sowie allgemeiner KorrespondenzVerwaltung physischer und digitaler Ablagesysteme sowie Dokumentenarchivierung
Finanz- und Compliance-Administration
Unterstützung der laufenden Buchhaltung sowie Pflege von FinanzunterlagenBearbeitung von Rechnungen, Spesen und Zahlungsanweisungen. Unterstützung bei Kreditoren- und Debitorenprozessen sowie Abstimmung von Banktransaktionen in Zusammenarbeit mit Finance/AccountingAdministrative Vorbereitung und Prüfung von Zahlungsunterlagen. Unterstützung bei Compliance-Prüfungen, Dokumentationsanforderungen und internen Kontrollprozessen. Zusammenarbeit mit externen Treuhändern, Buchhaltern und internen Stakeholdern
Executive Assistance
Umfassende Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft. Koordination von Terminen, Sitzungen und internationalen Geschäftsreisen. Vorbereitung von Meetings, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen. Erstellung und Verwaltung von Korrespondenz sowie vertraulichen DokumentenAnsprechpartner/in für sensible und vertrauliche Angelegenheiten
HR- und Mitarbeiter-Support
Unterstützung bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen. Koordination von Arbeitsplatz- und Systemzugängen sowie Arbeitsmitteln. Administrative Unterstützung in den Bereichen Versicherungen, Payroll-Koordination und Personaladministration. Organisation interner Meetings, Veranstaltungen und Büroaktivitäten. Sicherstellung eines professionellen, effizienten und serviceorientierten Arbeitsumfelds
Qualifikationen & Anforderungen
Ausbildung
Kaufmännische Grundausbildung, Fachausweis oder vergleichbare Ausbildung im Bereich Business Administration, Office Management, Finance oder HR. Weiterbildung im Bereich Executive Assistance, Office Management, Buchhaltung oder Personaladministration von Vorteil
Berufserfahrung
Mindestens 5-10 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion als Office Manager/in, Executive Assistant oder Administrative Manager/in. Nachweisbare Erfahrung in der Unterstützung von Geschäftsleitungsmitgliedern oder Senior Executives. Erfahrung in den Bereichen Finanzadministration, Buchhaltung, Rechnungsverarbeitung und Zahlungsabwicklung. Kenntnisse im Umgang mit Compliance-Anforderungen, internen Kontrollsystemen und administrativen Governance-Prozessen von Vorteil. Erfahrung in einem internationalen Unternehmensumfeld, idealerweise im Finanz-, Dienstleistungs- oder Handelssektor.
Fachliche Kompetenzen
Sehr gute Kenntnisse in Office Management, Administration und Organisationsmanagement. Kenntnisse in der Rechnungsbearbeitung, Kreditoren- und Debitorenadministration sowie Abstimmung von Banktransaktionen. Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Treuhändern, Buchhaltern und externen DienstleisternSicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint)Erfahrung mit ERP-, Buchhaltungs- oder Dokumentenmanagementsystemen von Vorteil
Sprachkenntnisse
Deutsch auf muttersprachlichem Niveau oder verhandlungssicher (C2)Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens C1)Russischkenntnisse von Vorteil
Persönliche Kompetenzen
Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie hohe Dienstleistungs- und Lösungsorientierung. Hohe Integrität, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen und vertraulichen InformationenSelbständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise mit hoher DetailgenauigkeitFähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben parallel effizient zu koordinieren. Proaktive Persönlichkeit mit ausgeprägtem Verantwortungsbewusstsein und Hands-on-Mentalität. Belastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen und internationalen Arbeitsumfeld
Besondere Anforderungen
Hohe Affinität zu Compliance-, Governance- und Dokumentationsanforderungen. Zuverlässigkeit und Genauigkeit bei finanzrelevanten und administrativen ProzessenFähigkeit, als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Mitarbeitenden, externen Dienstleistern und Geschäftspartnern zu agieren
Bewerbungsinformationen
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