Assistant(e) de Direction
📋 Détails de l'offre
Entreprise générale de construction et architecture active à Genève recherche un(e) Assistant(e) de direction / administratif(ve) afin d’accompagner la Direction dans la gestion quotidienne de l’entreprise.
Nous réalisons des projets variés : rénovations complètes et constructions neuves de : villas, locaux commerciaux, en assurant la conception et la réalisation.
Dans le cadre de notre croissance, nous sommes a la recherche de un profil organisé, rigoureux et autonome, capable de soutenir efficacement la Direction et de contribuer au bon fonctionnement administratif de l’entreprise.
Assistant(e) de Direction
Positionnement du position
Rattaché à la Direction générale vous intervenez dans un rôle clé de structuration et de coordination des opérations internes.
Le chance est conçu avec une montée en responsabilité progressive afin de garantir un cadre de travail efficace et soutenable.
Fonction :
Structurer et fiabiliser l’organisation interne en priorisant les fonctions critiques dans un premier temps puis en élargissant progressivement le périmètre.
Objectifs :
1. Contribuer à la bonne gestion administrative, organisationnelle et financière
2. Assurer un support fiable et efficace à la Direction, ainsi qu'au Chef(fe) de projet
3. Améliorer la circulation de l’information entre les équipes
4. Centraliser et sécuriser le suivi documentaire des projets
5. Prendre en main l’organisation interne et proposer des améliorations
Déploiement du poste :
Phase 1 (de 0-6 mois) – Prise en main & structuration
Objectif : stabiliser l’organisation et soutenir la direction
Organisation interne et structuration des processus
Support direct à la Direction (priorités, suivi, coordination)
Mise en place d’outils de pilotage simples (tableaux de bord, suivi)
Amélioration de la circulation de l’information
Interface avec la comptabilité externalisée
Focus : clarté, organisation, priorisation = Elimination de la surcharge fonctionnelle
Coordination & support opérationnel
Objectif : renforcer la fluidité opérationnelle
Supervision de l’administration générale
Suivi administratif des projets (construction)
Centralisation documentaire et contractuelle
Coordination avec les prestataires externes
Focus : fiabilité opérationnelle et structuration
Phase 2 (optionnelle – selon évolution)
Objectif : élargissement maîtrisé du périmètre
Contribution à la structuration RH administrative
Participation au développement des sujets transverses (communication, marketing, organisation)
Types de tâches pouvant être confiées
Assistanat de direction :
•
Acceuil des clients, sous-traitants et prestataire au sein des bureaux
•
Filtrage et traitement des appels et emails
•
Rédaction et mise en forme de documents, courriers et comptes rendus
•
Préparation des dossiers pour la Direction
•
Suivi des échéances et relances
•
Veiller au bon fonctionnement et à la bonne tenue des espaces de metier
Support administratif et organisationnel :
•
Gestion administrative courante de l’entreprise
•
Gestion de l'economat et du matériel bureautique
•
Classement et archivage des documents
•
Suivi des contrats, dossiers et correspondances
•
Mise à jour et suivi des tableaux de bord internes
•
Support à la comptabilité externe (préparation des éléments, factures, note de frais)
•
Coordination avec les équipes
•
Participation à l’amélioration des processus internes
Gestion RH (simplifiée) :
•
Suivi des absences, congés et heures des collaborateurs
•
Gestion des demandes internes du personnel
•
Tenue et mise à jour des dossiers collaborateurs
•
Support à la gestion des contrats de profession et avenants
•
Interface avec les assurances sociales et partenaires RH (si applicable)
•
Suivi administratif des entrées et sorties du personnel
•
Contribution à la bonne organisation interne des ressources humaines
Support projets (construction / travaux) :
•
Suivi administratif et financiers des projets en cours
•
Centralisation des documents techniques et administratifs
•
Suivi et contrôle des factures des sous-traitants et prestataires
•
Mise en forme de documents liés aux projets
Profil recherché
Formation :
•
CFC employé(e) de commerce
•
Formation d’assistant(e) de direction
•
Ou expérience équivalente significative
Expérience :
•
Minimum 3 à 5 ans dans un poste administratif polyvalent
•
Aisance dans la gestion simultanée de plusieurs tâches et interlocuteurs
Compétences techniques indispensable :
•
Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Sharepoint, trello, odoo, bexio )
•
Rédaction de bon niveau en français / Base en anglais A2/B1
•
Capacité d’organisation et de gestion des priorités
Compétences personnelles :
•
Structuré(e) et rigoureux(se)
•
Discret(e) et fiable
•
Autonome et proactif(ve)
•
Sens du service et de la communication
•
Capable de gérer la pression et les priorités
•
Esprit d’équipe
Langues :
•
Français : langue principale
•
Anglais : un atout
Mobilité et place de parking :
•
Place de parking est mise à disposition par l'entreprise.
•
Mobilité douce encouragée
Nos Engagements
•
Un role polyvalent et central au sein d’une petite groupe dynamique
•
Une proximité directe avec la Direction
•
Un environnement stimulant dans le secteur de la construction
•
Une diversité de tâches et d’interlocuteurs
•
Une structure en croissance offrant des perspectives d’évolution
Informations complémentaires
Date de début :
à partir de mai 2026
Type de contrat :
CDI de 80% à 100% (à convenir)
Lieu :
Carouge
Compensation :
À discuter en fonction de l'expérience.
Ce poste est a pourvoir rapidement. Candidatez sans tarder.
🏢 À propos de l'entreprise
Entreprise dans le secteur Bâtiment / Immobilier