Secrétaire du CA / Assistant(e) de direction CEO (h/f/d) 50-70%

HINT AG

Intégrez HINT AG, une entreprise qui digitalise le secteur de la santé. Une opportunité enrichissante dans un cadre collaboratif.TâchesGérer le secrétariat du conseil d'administration et planifier les réunions.Assurer la documentation et le suivi des décisions du conseil.Soutenir le CEO dans la coordination des tâches quotidiennes.CompétencesFormation en administration et expérience en secrétariat exécutif requises.Compétences organisationnelles et sens de la confidentialité.Excellente maîtrise du français à l'écrit et à l'oral.Numérisé en toute sécurité dans le secteur de la santéNous couvrons les besoins ICT des hôpitaux, maisons de retraite et cabinets suisses, afin qu'ils puissent se concentrer pleinement sur leur travail.Pour soutenir le conseil d'administration et le CEO, nous recherchonsimmédiatement ou selon accordun/uneSecrétaire du CA / Assistant(e) de direction CEOVous êtes une personne structurée, discrète et proactive et vous vous sentez à l'aise dans un environnement à haute confidentialité. Dans ce rôle, vous êtes le pilier organisationnel central du conseil d'administration et vous assurez que les réunions, décisions et toute la gouvernance du CA sont préparées, documentées et suivies de manière professionnelle. En complément, vous soutenez le CEO dans certaines tâches quotidiennes et veillez à ce que les priorités, rendez-vous et tâches en suspens soient gérés de manière fiable.Vos tâchesConseil d'administration(priorité)Gestion du secrétariat du CA incluant la planification annuelle, la planification des réunions, la gestion des invitations et la coordination de toutes les réunions du CA et de l'assemblée généraleÉlaboration et mise à jour des ordres du jour en étroite collaboration avec la présidence du CA et la directionAssurer un processus professionnel des réunions du CA : envoi des documents, suivi des tâches en suspens, gestion des décisions et résolutionsRédaction des procès-verbaux des réunions du conseil d'administration (en allemand) incluant un suivi soigné, le processus d'approbation, l'envoi et l'archivageEntretien et développement de la documentation du CA incluant le registre des décisions, les documents de réunion, les documents de gouvernance et les structures d'archivageInterface avec les membres du CA et les interlocuteurs externes (administratif et organisationnel)Assurer le respect des rendez-vous, délais et exigences formelles dans le contexte du CADirection(soutien complémentaire)Soutien direct au CEO dans les opérations quotidiennes : coordination des rendez-vous et du calendrier, préparation et suivi des réunions, priorisation et gestion des tâches en suspensRédaction et préparation de rapports et de correspondances exigeantes en allemand (par ex. rapports mensuels, résumés de gestion)Coordination des tâches issues des réunions de la direction incluant le suivi des tâches en suspensAutres responsabilitésOrganisation de réunions internes et externes, ateliers, séminaires et événements sociaux avec des participants internes et externesPlanification et organisation d'événements pour les employés et d'activités de team buildingCoordination des prestataires externes et des interlocuteurs en gestion des installationsVotre profilFormation commerciale de base et formation continue en tant qu'assistant(e) de direction ou équivalent, incluant une formation/formation continue dans le domaine du secrétariat du CA / gouvernance d'entrepriseExpérience de plusieurs années dans l'environnement du conseil d'administration, notamment dans l'organisation des réunions du CA, la rédaction des procès-verbaux ainsi que dans la documentation et le suivi des décisionsMaîtrise des sujets de gouvernance, confidentialité et exigences formelles dans le contexte du CAExpérience dans le soutien direct d'un CEO ou d'une direction au niveau exécutifTrès bonnes connaissances de l'allemand à l'oral et à l'écrit, avec un style sûr et précisGrande discrétion, loyauté et communication professionnelle au niveau de la directionMéthode de travail structurée et autonome, grande fiabilité, sens aigu des rendez-vous et des délaisTalent organisationnel, capacité de persuasion et sens prononcé de la qualitéVos avantagesUn travail porteur de sens dans une équipe collégialeLa possibilité d'apporter efficacement votre expérience et votre savoir-faireParticipation dans une entreprise en croissance saineConditions d'emploi modernes avec une planification flexible de la prévoyance professionnelleHoraires flexibles pour concilier vie professionnelle et privéeContactJasmin BreitschmidAssistante RH & BackofficeHINT AGTéléphone :+41 58 404 59 21