Assistant administratif ou assistante administrative

Union Démocratique du Centre, Genève (UDC-GE)

Mission généraleAssurer la gestion administrative complète du parti, en autonomie.Activités principales1. Gestion administrative et organisation• Assurer le fonctionnement quotidien du secrétariat (courrier, correspondances interne et externe, classement, archivage, gestion des agendas, organisation des réunions et événements).• Préparer, rédiger et diffuser les procès-verbaux de séances, ordres du jour, convocations, rapports et documents officiels en lien avec la secrétaire générale.• Tenir à jour les bases de données (membres, contacts, listes de diffusion, fournisseurs, partenaires).• Gérer les adhésions et démissions, assurer le suivi des membres et la communication interne en lien avec les responsables des sections.• Organiser les actions de terrain, stands, campagnes, événements en lien avec la secrétaire générale.2. Support RH et logistique• Assurer la permanence téléphonique et l’accueil physique des visiteurs.• Gérer la logistique des locaux, la maintenance, les fournitures et le matériel informatique.3. Communication et outils numériques• Mettre à jour le site internet, éditer des pages, publier des contenus et gérer les réseaux sociaux avec les prestataires et le CD.• Préparer et envoyer les newsletters, mailings, convocations et communications aux membres.4. Soutien au comité directeur et à la secrétaire générale• Assurer la coordination administrative avec les sections, les élus, les partenaires et les instances cantonales/fédérales.• Préparer les dossiers pour les assemblées générales et les campagnes électorales.• Garantir la confidentialité et la sécurité des données et des dossiers sensibles.5. Relations avec les prestataires externes• Gérer les relations avec les prestataires de services (SVE, fournisseurs, imprimeurs, etc.)• Assurer la coordination avec les journalistes et les médias pour les communications.